Nous avons rencontré Luna Quioc, responsable projets au service performance transport de ULogistique (U LOG). La mission de son service ? Mettre en place des solutions informatiques pour faciliter le quotidien des services transport des entrepôts ULogistique.

U LOG est la force logistique des magasins U, 4ème acteur majeur de la grande distribution en France. L’entreprise maîtrise toute la chaîne logistique de ses flux de marchandises, qu’ils soient amont, du fournisseur (chargeur) à l’entrepôt ou qu’ils soient aval (de l’entrepôt au magasin). C’est pourquoi la gestion des protocoles de sécurité les contraint à deux missions distinctes :

• Envers leurs entrepôts (ces derniers doivent faire signer les protocoles à tous les transporteurs qui viennent livrer) ;
• Envers les magasins (ces derniers sont censés faire signer leurs protocoles aux transporteurs qui viennent chez eux. Or comme la majorité des transporteurs est mandatée par  U LOG, c’est  U LOG qui s’en charge).

Luna a accepté de nous accorder quelques instants de son précieux temps pour revenir sur le déploiement de eProtocole, et nous livrer ses premières impressions. Premières impressions, car la solution est opérationnelle depuis 9 mois sur une partie des entrepôts seulement. Néanmoins, ces premiers mois d’exploitation ont permis à Luna de se forger un avis, qu’elle nous livre ci-après. Il est important de préciser que ce projet s’inscrit dans un projet global de déploiement de solutions de traçabilité et de eCMR avec GedMouv.

Avant la mise en place d’eProtocole, comment  gériez-vous vos protocoles de sécurité ?

Luna Quioc (LQ) : Avant cette mise en place, la gestion se faisait de manière assez manuelle.  Chaque responsable transport d’entrepôt créait un protocole de sécurité, l’envoyait au directeur de site pour signature puis le scannait et le transmettait aux transporteurs.

Ensuite, il lui fallait s’assurer que le protocole était bien arrivé à la bonne personne et qu’il soit signé !

On peut dire qu’il y avait une gestion administrative très lourde !

Comment vous est venue la réflexion de dématérialiser vos protocoles de sécurité ?

LQ : En fait, c’est la solution eProtocole qui est venue à nous !

Nous étions en pleine réflexion sur la lettre de voiture électronique avec la solution Gedmouv de B2P, lorsque les équipes commerciales nous ont présenté eProtocole. Nous y avons tout de suite vu un intérêt fonctionnel ainsi que celui de travailler avec la même société.

« eProtocole, c’est une histoire de rencontre et de confiance ! »

Quel était pour vous l’objectif de cette dématérialisation ?

LQ : Le premier objectif était de structurer ce sujet. Nos entrepôts sont répartis sur toute la métropole. Chacun doit gérer ses protocoles de sécurité, mais chacun avait son process. Là, chacun garde son indépendance, mais il y a un process unique pour tous.

Ensuite, nous souhaitions faciliter la gestion des documents : les envoyer au bon interlocuteur, en suivre facilement leurs retours. eProtocole facilite la vie des personnes qui gèrent cela.

Et enfin, légalement parlant, nous sommes sûrs d’être en conformité.

Comment ce projet a t’il été accueilli en interne ?

LQ : Plutôt très bien ! Même si aujourd’hui, il n’y a pas l’intégralité des sites qui l’utilise. A ce jour,  18 entrepôts U LOG sur les 24 déployés, s‘appuient sur eProtocole.

Nous avons des réunions régulières avec les responsables transport pendant lesquelles nous présentons l’évolution des projets en cours ainsi que les projets à venir. C’est ainsi que nous les avons informés de l’arrivée d’eProtocole.

Nos responsables transport ont l’habitude des nouveaux outils et sont très ouverts aux nouveaux projets. Ils sont réceptifs et collaboratifs.

Aujourd’hui, je peux vous dire que nous avons même des responsables transport qui nous ont remercié pour ce choix d’outil ! En effet, lorsqu’ils ont eu leurs audits sécurité, ils ont pu montrer facilement leurs protocoles signés et avoir d’excellents retours !

« Au niveau de la prise en main de l’outil, ce fut très facile et rapide »

Comment avez-vous géré le déploiement ?

LQ : Nous avons accompagné le déploiement avec beaucoup de communication. Les équipes techniques de B2P m’ont accompagnée pour organiser des réunions et présenter comment déployer la solution, quelles actions à réaliser, puis former les équipes.

En fait, l’outil est assez simple donc sur la partie formation, cela va vite ! Au niveau de la prise en main de l’outil, c’est aussi très facile et rapide.

De plus, nos interlocuteurs chez B2P ont été très disponibles et à l’écoute.

Concrètement comment s’est passé le déploiement ?

LQ : Il y a eu beaucoup de travail de référencement des transporteurs. Même si on retrouve des transporteurs en commun, chaque site a ses propres partenaires.

B2P nous a transmis un fichier pour faire une intégration dans eProtocole. Chaque site a renseigné ses transporteurs. Le plus compliqué concerne les agences de transport : souvent nous avons les coordonnées des sièges, mais pas de l’agence avec laquelle nous travaillons.

Une fois le fichier renseigné, B2P l’a intégré dans eProtocole. Par la suite, chaque entrepôt a intégré son protocole de sécurité, sélectionné les transporteurs à qui il devait l’envoyer.

Le seul élément frustrant pour le responsable transport d’un site, c’est de ne pas avoir la main sur la gestion. Si un transporteur n’est pas référencé dans eProtocole, il ne peut pas le rajouter. Il doit passer par nous.

Avez-vous rencontré des difficultés ? Et si oui, lesquelles ?

LQ : Les seules difficultés rencontrées sont celles liées à tout projet, comme la disponibilité des personnes. Par exemple, à l’exploitation, leur quotidien est très rythmé, ils sont assez débordés. Mais on se connaît bien, on sait qu’il y a des périodes où il ne faut pas trop les déranger donc on le prend en compte. Et ça se passe toujours bien !

Quelles sont les prochaines étapes liées à eProtocole?

LQ : Comme indiqué, tous les entrepôts n’utilisent pas encore eProtocole. Cela devrait être le cas bientôt.

Concernant les 1 500 magasins, nous sommes en cours de déploiement : nous avons intégré leurs protocoles, qui vont être envoyés à leurs transporteurs sous peu.

Et pour finir, nous avons demandé à B2P de fusionner l’application smartphone pour chauffeur eProtocole avec celle de GedMouv. Le QR Code du protocole de sécurité du lieu où se trouve le conducteur doit apparaître dans l’application chauffeur de GedMouv. Cela simplifiera ainsi la vie du conducteur ! Deux solutions gérées par une même société doivent pouvoir se retrouver sur une même application. Cela nous semblait logique. Nous avons hâte d’être livré !

« Bientôt eProtocole et GedMouv sur une même appli »

Pour conclure, quels bénéfices tirez-vous d’eProtocole ?

LQ : Nous avons rapidement ressenti le bénéfice gain de temps ! Nous avons allégé la lourdeur administrative des protocoles.

Et n’oublions pas la charge mentale ! C’est pesant d’avoir toujours en tête la relance des transporteurs et de suivre leurs retours de protocole. Là, grâce à cette solution, c’est automatique.

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