Élément essentiel à la bonne réalisation du contrat de transport, la lettre de voiture revêt plusieurs avantages dans sa digitalisation.
La lettre de voiture électronique fluidifie les échanges de données et améliore la productivité, la traçabilité, la fiabilité et le contrôle.
La lettre de voiture électronique (LVE), nationale ou internationale (e-CMR pour Convention relative au contrat de transport international de marchandises par route) est une étape clé de la dématérialisation dans nos métiers. Ce document de transport terrestre atteste de la prise en charge de marchandises en bon état. Il lie l’expéditeur au transporteur, à partir du moment où ce dernier y a apposé sa signature.
Selon le règlement en question, une signature est considérée fiable si elle est liée uniquement au signataire :
- permet d’identifier le signataire
- créée par des moyens que le signataire puisse garder sous son contrôle exclusif
- toute modification ultérieure est détectable.
Selon des études universitaires européennes, le passage au numérique produit des bénéfices nets pour les transporteurs mais aussi les expéditeurs de marchandises. Le gain généré par rapport à une solution papier se situerait entre 40% et 70%, et représenterait une économie d’environ 13 € par document. Il existe en effet plusieurs avantages administratifs directs et indirects. Le temps passé à créer, distribuer et archiver une lettre papier est beaucoup plus long que le traitement du document digital.
Accélérer les paiements
En premier lieu, la facturation est plus rapide, le passage à une LVE permettant de valider les opérations en temps réel. L’échange de données entre les différentes parties est plus fluide, avec une diminution des erreurs potentielles. En outre, l’archivage est facilité, sans risque de perte, la recherche des lettres se faisant par indexation informatique. Enfin, l’intégration avec d’autres sources d’informations produit plus de valeurs aux différentes parties.
En effet, la lettre de voiture digitalisée s’inscrit dans des flux numériques existants. L’ordre de transport est envoyé sur une application mobile, en interface avec un logiciel de transport (TMS). Le conducteur reçoit donc la mission sur son smartphone. Il saisit ou complète les données de marchandises (emballages consignés, poids) et peut indiquer les réserves ou incidents. Lors de l’enlèvement, le conducteur et l’expéditeur apposent leurs signatures numériques sécurisées sur le terminal pour valider l’opération. La lettre de voiture est alors automatiquement générée. Elle devient accessible à tous (exploitant, expéditeur et destinataire).
« Je n’y vois que des avantages, estime Vincent Landry, P-dg des transports Landry à Thouars (79). Nous ne voulons plus trier toute cette masse de papier. Nous perdons un temps fou. La lettre de voiture électronique représente la suite logique de notre évolution technologique. En termes de traçabilité, la LVE génère aussi un gain productif pour nos clients. La preuve de livraison est consultable en ligne, horodatée. »
Lutter contre la fraude
Jean-Marc Rivera, Secrétaire général de l’OTRE (Organisation des transporteurs routiers européens), ajoute d’autres arguments qualitatifs.
« Notre optique est d’amener les petites entreprises de transport à travailler de manière plus moderne, plus efficace. Mais nous entendons également défendre le pavillon français contre toutes les formes de travail illégal et de concurrence déloyale venant de l’étranger, au moyen notamment de véhicules utilitaires légers. En effet, de plus en plus de fraudes aux lettres de voiture ont été constatées, contrevenant à la réglementation sur le cabotage. En conséquence, nous défendons la LVE, qui est plus difficilement falsifiable. »
Jean-Marc Ors, directeur des systèmes d’information de Gefco, atteste également du gain de fiabilité dans le processus numérique. « La dématérialisation du contrat de transport renforce la transparence sur les opérations. La synchronisation des flux est renforcée. Chacun peut réagir en cas d’aléas. »
En savoir plus :
Protocole additionnel concernant la lettre de voiture électronique eCMR
Guide explicatif sur la lettre de voiture électronique – UNECE
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