La dématérialisation en marche

– Transports JOLIVAL

Entre Nantes et Angers, l’entreprise familiale Jolival (49) est l’une des premières utilisatrices de la lettre de voiture électronique proposée par GedMouv. Le jeune dirigeant Gaëtan Jolivet et son responsable digital Philippe Légé expliquent un processus d’exploitation « zéro papier» allant de la traçabilité des flux sur de l’informatique mobile à la gestion documentaire opérée avec GedTrans. La dématérialisation est en marche !

Gaëtan Jolivet, Président des Transports Jolival depuis 2011, affirme d’emblée sa stratégie de dématérialisation, tant pour des motifs d’optimisation d’entreprise que de qualité de service ou d’environnement. À la tête de 135 moteurs et de 185 remorques variées, ce multi-spécialiste du transport national est prestataire de l’industrie automobile, textile et de l’agroalimentaire notamment. Il est aussi un membre actif du réseau Astre dans la messagerie palettisée.

De l’exploitation à la route, il s’appuie sur la solution de traçabilité GedMouv. L’application mobile, qui communique en temps réel avec son informatique d’entreprise, lui permet de garder le contrôle sur ses livraisons, d’anticiper les litiges, et de facturer plus rapidement

«La solution GedMouv est connectée à notre TMS Cofisoft ACS trans, commence-t-il. Du logiciel de transport à l’application embarquée, elle représente ainsi un outil fluide de gestion des missions. L’interfaçage entre le TMS et GedMouv permet de gérer toutes les activités de l’entreprise : les lots complets, les ruptures de charge et les groupages, ces derniers représentant 80 % de nos voyages.»

Retour d’infos en temps réel

Gaëtan Jolivet explique le fonctionnement de l’attribution dématérialisée d’un ordre de transport : «Nous créons une commande de transport dans le TMS, sur la base d’informations transmises par un client, en général par e-mail. Nous plaçons cette commande sur le planning. Nous affectons celle-ci à un conducteur associé à un véhicule. D’un clic droit, la mission est alors envoyée dans l’application GedMouv, sur le portable du conducteur en question. Précisons qu’un compte GedMouv peut être relié soit à un conducteur, soit à un véhicule (pratique pour une interface fixe en cabine), soit aux deux. Nous avons fait le premier choix, et avons fourni un téléphone professionnel à nos 165 conducteurs (le Samsung Galaxy 4, protégé par une coque, un modèle suffisamment puissant et autonome pour les applications courantes de navigation et de photographie).»

Le conducteur ayant reçu sa mission, il suit la procédure habituelle : arrivée sur site, mise en livraison, déchargement, une photo en cas de réserve, etc. À chaque étape, le conducteur valide, et l’information remonte sur le planning via GedMouv. Côté exploitation, le logiciel de transport affiche alors des icônes de différentes couleurs pour indiquer les statuts de la mission. «Tout cela fonctionne avec une rapidité impressionnante, c’est quasiment instantané. En 10 secondes, un exploitant reçoit une photo et peut réagir, se félicite le patron. Aujourd’hui, nous avons choisi d’investir dans GedMouv pour tous nos transports. En comparaison à d’autres applications que nous avons pu exploiter, GedMouv se distingue par sa réactivité, par sa fluidité. En outre, cet outil ne risque pas de disparaître.»

jolival transporte au nom des industriels de l'agroalimentaire, de la menuiserie ...

Du transporteur au chargeur

Le transporteur a tout intérêt à ce que ses propres clients utilisent également l’application GedMouv. Dans ce cas de figure, ceux-ci saisissent leurs commandes sur le portail. Les ordres sont enregistrés dans le TMS et envoyés aux conducteurs sans aucune ressaisie. «L’un de nos gros clients, industriel en menuiserie, va travailler avec GedMouv, prévoit Gaëtan Jolivet. Il pourra ainsi suivre l’évolution de ses commandes, du chargement jusqu’à la livraison. Et cela, non seulement pour les voyages concernant Jolival, mais aussi ses autres prestataires de transport — en l’occurrence, les Transports Ageneau, eux aussi utilisateurs de GedMouv. Notre donneur d’ordres va ainsi bénéficier d’une traçabilité homogène sur une unique interface. Il va gérer toutes ses commandes avec GedMouv, via une passerelle avec son propre logiciel de production.»

Quand l’occasion se présente, le chef d’entreprise propose ainsi la solution GedMouv à ses chargeurs. Si nos clients adoptent aussi la plate-forme, nous allons optimiser les flux d’informations de manière globale, estime-t-il. Dans la même logique, nous allons pouvoir suivre les transports de nos affrétés. Nous demanderons à nos tractionnaires réguliers d’intégrer GedMouv. Nous enverrons les missions sur leur compte, et nous pourrons récupérer les états de livraison, et les lettres de voiture en retour

Précurseur sur la lettre de voiture électronique

En effet, Jolival est aussi l’un des premiers utilisateurs pilote de la lettre de voiture électronique (LVE) proposée par GedMouv. Le contrat de transport terrestre attestant de la prise en charge de marchandises en bon état et liant l’expéditeur au transporteur, lorsqu’il est dématérialisé, présente de nombreux avantages opérationnels et économiques.

Le principe : au moment de l’affectation d’une mission à un conducteur, lorsque l’ordre de transport est envoyé du TMS à l’application GedMouv, cette dernière génère une LVE. Lors de l’enlèvement des marchandises, le conducteur et l’expéditeur apposent leurs signatures numériques sécurisées sur le smartphone pour valider l’opération. «À tous les niveaux, nous constatons un gain de temps significatif, et une fiabilité renforcée».

Optimiser les tâches du conducteurs

«Les conducteurs n’ont plus à écrire sur les lettres papier. Nous n’avons plus affaire à des oublis, à des écritures parfois illisibles. Nous n’avons pas non plus besoin de les appeler pour préciser une chose ou une autre. Les informations de base sont précises, puisque nous les transmettons du bureau».

Quantités réelles, palettes chargées, … Une lettre de voiture précise

«En outre, l’avantage du système est de pouvoir corriger les quantités chargées, le poids, lorsque c’est nécessaire. Car de plus en plus souvent, nous constatons un delta entre ce qui est prévu et ce que nous devons prendre en charge ! Et cela, rarement en notre faveur… Le conducteur peut facilement enregistrer le chargement réel sur l’application GedMouv. L’information nous est transmise en direct à l’exploitation. Nous évitons ainsi des problèmes de facturation.

Même chose concernant les palettes Europe et tous les emballages consignés, qui peuvent être aussi indiqués sur la lettre de voiture électronique. Une fois que tous ces éléments sont validés par les deux parties, la LVE n’est plus modifiable. Elle est alors envoyée par courrier électronique à notre client », détaille Philippe Légé, responsable digital de Jolival. 

Intégration de solution tracabilité process transport

Un processus automatisé

Au niveau administratif, Philippe Légé souligne l’optimisation du travail induite par la lettre de voiture électronique GedMouv. « Rien que le scan des documents nous prenait déjà un deux tiers temps ! Nous devons toujours pointer les fichiers numériques, pour vérifier la bonne marche du flux. Mais le TMS ACS permet d’associer rapidement la commande à la LVE. Tout cela est très rapide jusqu’à la facturation. Après quelques mois de contrôle d’usage, le processus promet d’être pleinement automatisé de la route jusqu’à la comptabilité.» 

Autre point appréciable : la dématérialisation représente moins de papier à archiver. L’aspect environnemental n’est pas à négliger dans une entreprise de transport. « La conservation des lettres de voiture pendant une période légale de cinq ans demande des dizaines de cartons, étiquetés, qui représente une large pièce en volume. Nous allons maintenant évoluer vers de l’archivage numérique, à la fois sur la plate-forme GedMouv et en local. La recherche de documents sera largement simplifiée.»

Repenser l’ensemble des process avec la dématérialisation

De la fluidité du processus digital dépend aussi la bonne acceptation du personnel roulant : « La lettre de voiture électronique facilite le quotidien des conducteurs. Il n’y a plus de saisies, plus de signature, plus de papier à gérer. Si les quantités sont bonnes, en trois clics c’est terminé. La lettre dématérialisée nous permet de mieux présenter l’évolution technologique du métier, les multiples fonctions de l’informatique mobile. En effet, si les jeunes conducteurs sont très à l’aise avec ces nouveaux outils, d’autres peuvent être plus réfractaires. »

La PME astrienne fait face, comme beaucoup de ses confrères, à la multiplicité des dispositifs informatiques, des flux de données. «Nous allons devoir faire un peu le ménage entre nos différents outils, dont certains peuvent être redondants, reprend Gaëtan Jolivet. Comme B2PWeb, GedMouv et GedTrans sont des solutions rassurantes en termes de pérennité. Nous croyons aussi beaucoup dans la nouvelle solution d’agglomération de données S3PWeb, qui devrait nous permettre de rassembler les informations sur un seul flux. Et peut-être à terme, d’utiliser uniquement la télématique de série dans les véhicules pour collecter les données techniques et sociales. La partie gestion de mission étant assurée par GedMouv. Pour l’heure, nous utilisons de l’informatique embarquée Vehco, un boîtier GPS-GPRS associé à une application mobile sur smartphones pour afficher les données sociales.»

Trois piliers de compétitivité

L’avenir ? L’entrepreneur le voit autour de « trois piliers» : d’abord la qualité de service, qui se nourrit de statistiques et doit être maîtrisée ; puis le digital, qui permet justement de conduire une stratégie qualitative. Le troisième point étant la responsabilité sociale et environnementale.

« Si nous sommes performants sur ces trois axes, profondément liés les uns aux autres, nous resterons dans la course ! Notre métier touche directement à l’environnement. Nous avons le devoir de nous sentir impliqués. Tous nos clients vont dans ce sens. Quant à la donnée, elle est au cœur de tout développement. Des KPI à l’écoconduite, jusqu’à la lettre de voiture électronique, nous devons améliorer encore notre expertise, et simplifier les processus au maximum pour nous concentrer sur l’essentiel. C’est tout l’intérêt des solutions intégrées autour de GedMouv et de GedTrans. »

GedTrans : « Nous gagnons beaucoup de temps »

« Le service GedTrans est né de l’obligation d’effectuer une gestion documentaire de tous nos sous-traitants, explique Gaëtan Jolivet, président des Transports Jolival. Nous n’aurions jamais pu satisfaire pleinement à la nouvelle réglementation sans nous appuyer sur ce service. Ce travail représentait une personne à temps plein ! Il fallait appeler les affrétés, obtenir les attestations de transport, les documents d’assurance, et un total d’une dizaine de fichiers. Aujourd’hui, nous enregistrons les papiers à remplir sur GedTrans, et c’est tout. »

GedTrans outil de vérification sous-traitance et pilotage fournisseurs

L’assistante administrative Maryse Onillon détaille le processus opérationnel de ce flux de données. « Sur les instructions de mon responsable Damien Crépel, en me connectant sur la plate-forme GedTrans, j’envoie les documents nécessaires à certains transporteurs ou clients. Il me suffit de renseigner l’adresse mail du destinataire. Lorsque nous commençons à travailler avec un nouveau prestataire sous-traitant, GedTrans s’occupe de récupérer les fichiers. Il se charge même de collecter nos propres documents Kbis et URSSAF. Les documents sont ensuite disponibles sur la plate-forme, pour être adressés selon les besoins. Auparavant, nous travaillons par courrier ou par mail, à la fois pour aller chercher et transmettre les attestations. Nous devions scanner les documents… Au final, nous gagnons beaucoup de temps. »

Jolival faits et chiffres

  • CA : 23 millions
  • 200 salariés
  • 135 moteurs
  • 180 remorques
  • 6500 m² d’espace de stockage
  • Implantations : siège de la Pommeraye (49)
  • Trois agences à Cholet, Wissous, près de Paris, Digoin en Saône-et-Loire
  • Membre du réseau Astre, Messagerie palettisée dans le 44 et le 49
  • Transport de lots partiels et complets, température dirigée, Spécifique (convoi exceptionnel, événementiel, grutage, déchets, ADR) Location de véhicules avec conducteurs

©Wilfried Maisy

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