– LTR VIALON –
Élodie Vialon explique les avantages d’une gestion documentaire sous-traitée, mutualisée, dématérialisée, avec GedTrans. Elle utilise cette solution en cas de recours à un prestataire de transport, mais aussi pour apporter un gage de qualité supplémentaire à ses clients donneurs d’ordres.
Gagner du temps, de la fiabilité, de la sécurité. Tels sont les principaux atouts de la solution de gestion documentaire GedTrans, selon Élodie Vialon, membre de la Direction de la société de transports LTR – Vialon, près de Saint-Étienne (42). L’entreprise familiale, créée en 1963, compte aujourd’hui 500 collaborateurs et plus de 500 moteurs. Elle achemine de la marchandise générale, en lots complets.
Utiliser une solution de suivi des documents fournisseurs
Utilisatrice de GedTrans depuis plusieurs années, Élodie Vialon y voit trois avantages :
«En premier lieu, cet outil de gestion documentaire mutualisé, dématérialisé, sécurise la relation avec nos donneurs d’ordres. En particulier, lorsque nous confions des lots à l’affrètement, via la bourse de fret B2PWeb, nos sous-traitants doivent mettre à jour leurs documents obligatoires légaux (extrait Kbis, attestation Urssaf, RSI et autres, assurances, licences de transport, attestations travailleurs étrangers, certifications). Nous sommes sûrs d’avoir affaire à de vrais transporteurs.
Nous bénéficions ainsi d’une gestion dynamique des documents légaux, ce qui nous permet de répondre à notre obligation de vigilance. En effet, nous sommes tenus, sous peine de poursuites, de vérifier la validité de tous ces documents légaux. GedTrans se charge pour nous d’en contrôler l’authenticité, et la date de péremption. Nous aurions besoin, sans l’aide de GedTrans, d’une personne dédiée pour relancer nos partenaires et mettre à jour leurs informations. Dès qu’un document est expiré, nous recevons une alerte. Les équipes de GedTrans se chargent de la recherche.
Précisons que la loi exige que les documents soient à jour le jour du contrat. Sans ce service GedTrans, nous devrions conserver en archive une quantité impressionnante de papiers.
En pratique, lorsqu’un exploitant reçoit un coup de fil d’un transporteur intéressé par un lot, il consulte son interface B2PWeb. Il peut alors visualiser le «score GedTrans» du prestataire, symbolisé par des couleurs. Si le transporteur est identifié par un logo vert, l’exploitant sait d’un coup d’œil qu’il peut lui confier le voyage, sans vérifier précisément les documents. Si le prestataire est orange, c’est qu’un document n’est pas conforme.
Mettre ses documents légaux à disposition de ses propres clients
À noter que l’obligation de vigilance fonctionne dans les deux sens. Nous devons également mettre à disposition de nos clients et donneurs d’ordres nos propres documents légaux. Sur la plate-forme GedTrans, nous invitons les chargeurs et les confrères à venir consulter ces fichiers. Ce processus nous permet de centraliser nos éléments sur une unique interface et nous évite de mettre à jour plusieurs plateformes.
Cet outil nous est proposé par une société de services en laquelle nous pouvons avoir confiance, puisque 100 % du capital est détenu par des professionnels du transport. Il est également très optimisé, car en lien direct avec la bourse de fret B2PWeb, les informations principales apparaissant sur la même interface. L’exploitant ne perd pas de temps à se connecter sur une autre plate-forme. Nous avons aujourd’hui souscrit à la licence de la bourse de fret B2PWeb, ainsi que la licence GedTrans, et GedMouv.»
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