Selon la taille de l’entreprise, une organisation de transport peut traiter 5 à 1000 commandes par jour : bon de livraison, lettre de voiture, documents spécifiques, facture. Elle sera amenée à conserver des milliers de documents pour une année de travail. Ce volume d’archivage occupe une ou plusieurs pièces dans de nombreuses entreprises.
Chaque acteur emploie alors des ressources conséquentes pour veiller à respecter ses obligations légales et règlementaires ou pour retrouver les éléments en cas de réclamation ou de litiges.
Un secteur très règlementé aux lourdes contraintes administratives.
Du voiturier au client final en passant par les organisateurs de transport (bons de livraison, lettre de voitures, autorisations douanières, facturation, …), chacun doit conserver des documents pour la bonne réalisation du contrat de transport (ou en cas de litige).
De plus, les réglementations en vigueur (et notamment l’obligation de vigilance du donneur d’ordres) viennent alourdir la liste des documents que chaque acteur doit avoir à sa disposition (du client donneur d’ordres au prestataire sous-traitant).
À cela s’ajoute la nécessité de conserver ces documents selon des durées plus ou moins importantes (qui peuvent aller jusqu’à 10 ans pour les éléments tenant lieu de facture).
Tout cela représente une charge administrative pour les entreprises, qui les empêchent de se concentrer sur leur cœur de métier.
Quelles solutions s’offrent aux entreprises de transport pour optimiser leur gestion documentaire ?
Bien entendu, la tendance est à la dématérialisation des documents officiels sur supports électroniques. L’entreprise fait le choix de conserver ces documents selon différentes méthodes :
– l’impression et l’archivage (méthode encore privilégiée dans de nombreuses entreprises),
– l’enregistrement sur un support numérique interne à l’entreprise,
– l’archivage numérique via la gestion électronique des documents (GED), ou dans le système de transport de l’entreprise (exemple : TMS).
Toutes ces méthodes ont des avantages et des inconvénients. Certaines d’entre elles sont plus adaptées pour sécuriser les opérations et pour diminuer l’empreinte écologique de l’entreprise. La gestion électronique des documents permet de tracer informatiquement l’activité autour d’un document.
Choisir une solution de dématérialisation qui mutualise le partage de documents
La manière la plus efficiente pour gérer ces milliers de documents serait d’opter pour une solution de dématérialisation ayant un archivage sécurisé. Mais surtout, une solution qui permet aux mêmes acteurs de mutualiser leurs documents communs sur un support unique. Un document mis en ligne, utilisable par une pluralité d’acteurs et d’intervenants ayant des accès contrôlés. Dans le domaine du transport, c’est le cas de la solution de gestion documentaire GedTrans.
Fini les pertes de documents, les envois d’emails, les impressions, le temps passé à archiver un document, les envois postaux.
La mutualisation permet de rationaliser les efforts et l’investissement économique entre plusieurs acteurs. Pour cela, il faut impérativement que la solution permette l’indexation pour faciliter l’accès aux informations.
Cette démarche représente un gain de temps administratif conséquent. Chaque acteur peut ainsi accéder aux documents de façon sécurisée et les partager avec les collaborateurs concernés en un seul clic. L’entreprise qui voit sa productivité améliorée peut ainsi se dégager du temps et de la ressource.
Article sur le même sujet:
